浅谈公证自证责任

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浅谈公证自证责任

作者：江晓航日期：2023-06-19 责任编辑：张培香来源：广东省深圳市深圳公证处江晓航

基于公证活动遵循严格、规范的程序，我国《公证法》《民事诉讼法》赋予了公证以优势证据效力的“证据之王”地位。《公证法》第36条规定：“经公证的民事法律行为、有法律意义的事实和文书，应当作为认定事实的根据，但有相反证据足以推翻该项公证的除外。”《民事诉讼法》第67条规定：“经过法定程序公证证明的法律行为、法律事实和文书，人民法院应当作为认定事实的根据。但有相反证据足以推翻公证证明的除外。”即经公证书证明的事实，如无相反的证据推翻，应作为认定事实的根据。因此如何保证公证质量，使每一份公证书经得起质疑与考验，以维护公证证明的权威性，是公证机构以及公证人员需要不断思考的课题。《公证法》规定，公证机构及公证员出具公证书的基本标准是申请人提供的证明材料以及申办的公证事项均“真实、合法”，要求公证员应勤勉尽责履行核实义务，且所有案件材料均应入卷归档。公证员需要“自证责任”证明已履行了前述义务。 一、自证的法律依据 在公证领域，有关“自证”或“自证责任”的表述并未出现在具体法律和行业规范中，但在处理复查投诉的相关规定中能解读出相关含义。如《公证程序规则》第62条规定：“公证机构收到复查申请后，应当指派原承办公证员之外的公证员进行复查。”《公证程序规则》第63条规定：“公证机构进行复查，应当对申请人提出的公证书的错误及其理由进行审查、核实……” 2021年司法部发布的《公证活动投诉处理办法》第22条规定：“被投诉人应当配合调查工作，在投诉处理机关要求的期限内如实陈述事实、提供有关材料，不得提供虚假、伪造的材料或者隐匿、毁损、涂改有关证据材料。被投诉人为公证员的，其所在的公证机构应当配合调查。” 2021年深圳市公证协会第四届理事会表决通过的《深圳市公证机构公证复查处理办法（试行）》第12条规定：“公证机构对已受理的复查案件，应当在收到材料后及时书面通知原承办公证员，要求原承办公证员针对复查申请人的请求进行说明。原承办公证员一般自收到复查材料和通知之日起五个工作日内提交书面说明，特殊情况不能按时提交的，经公证机构负责人同意可以适当延长，但最长不超过十个工作日。公证机构认为原承办公证员提交说明不充分或者有疑义的，可以要求作出补充说明。必要时可以向原承办公证员和辅助人员调查核实，谈话过程应制作笔录。”第13条规定：“公证机构依照有关法律、法规和司法行政规章的规定，对复查的公证事项进行全面审查，对复查中发现的问题应当按照有关规定予以处理。公证机构作出的复查决定，应当针对申请人提出的主要事实和理由予以回应。” 有关自证的法律依据虽然多数体现在救济性的法条和行业规定中，但自证的作用和目的是对公证案件进行复盘和重演，实际上其贯穿于办证的全过程。 二、自证的作用 1.自证是公证制度的内在要求，是保证公证质量的有力工具 公证员办理案件是基于《公证法》《公证程序规则》以及其他办证指引的要求，从案件的申请与受理、事项及证据审查到出证、归档等各个环节均有严格、细致的规定。公证过程中，公证员应当将申请人提交的证据材料完整收归到案卷档案中，并按要求审查核实，规范表述公证书证明内容，并在法定期限内出具公证书，做到依程序办证，此时自证的载体就是公证档案，只有各个环节尽可能落实到位，方可最大程度保障公证质量。 2.自证是回应利害关系人复查投诉、实现息讼止争、判断是否存在公证过错责任的重要证明方式 《公证法》赋予了公证利害关系人以复查的救济途径。《公证法》第39条规定：“当事人、公证事项的利害关系人认为公证书有错误的，可以向出具该公证书的公证机构提出复查。公证书的内容违法或者与事实不符的，公证机构应当撤销该公证书并予以公告，该公证书自始无效；公证书有其他错误的，公证机构应当予以更正。”利害关系人通过合法途径查阅原始公证档案，查询是否存在不符合公证程序或虚假证明材料等情形，公证机构或行政主管部门将通过档案还原案件受理的情形，判断是否存在违反程序或证明内容“不真实、不合法”的情形。此时，公证员的自证材料则显得尤为关键，包含询问笔录中是否有充分履行全面告知义务、是否对关键信息拍照或录像存档、是否对关键证据材料尽到勤勉尽责的核实义务等。自证材料若充分，不存在错误或应当撤销公证书的情形，则利害关系人的主张不成立；而若公证书确有错误，但因自证材料充分，公证员勤勉履行核实义务已达到法律真实，则公证机构及公证员也无须承担过错责任。 三、自证的实务案例 1.案例一 笔者曾受理一宗保全证据的复查投诉并要求撤销公证书的案件，复查申请人指出，承办公证员在办理保全证据案件中涉嫌严重违反程序的情形，公证员没有亲自到现场。接到投诉后，笔者所在公证处按程序调阅了档案材料，发现档案中留存了具备时间水印的公证人员现场自拍照、反映保全现场地点的若干照片以及公证申请人进入场所登记信息的照片。多张照片可以印证承办公证员确实在保全当日亲自到达现场，且经过该场所管理部门的审查同意才进入。此外，公证员在询问笔录中记载，明确告知公证申请人必须保证进入保全现场的手段合法且保全的内容仅为侵权物品，不可针对无关场景或个人进行录像或拍照，不可侵犯他人合法权益，公证申请人表示同意并签名确认。综合上述有力且完备的证明材料，公证处作出不予撤销的决定答复复查申请人，其表示接受。 2.案例二 某继承案件中，申请人称被继承人共有3个子女，承办公证员根据申请人提交证明材料发现其3名子女的证明材料虽能相互印证，但在其中一份资料中显示被继承人还有一个儿子A先生，公证员遂针对此情况提出质疑。申请人称当年被继承人办理全家移民手续，为了方便，把亲戚家的儿子也一并公证到其名下，当时公证书证明的内容其实与事实不符。承办公证员告知申请人，要A先去做亲子鉴定，但申请人称A目前人在国外，因疫情在短时间内无法回国，询问是否有其他变通方式，他们愿意无条件配合。公证员首先通过远程视频的方式与A先生取得联系，确认其认可并非被继承人的亲生儿子；随后，公证员与申请人一同到被继承人户籍所在地派出所复印户籍底册，该底册显示被继承人户口登记了配偶及三位子女的信息；最后，公证员走访被继承人生前居住的街道以及老家村委会，相关人员均表示被继承人仅有该三名子女，且当地知情的村民表示，A先生就是被继承人亲戚家的孩子。公证员对上述询问过程制作了询问笔录并让被询问人签名确认，对询问现场及被询问对象亦拍摄照片存档。公证员针对案件情况整理了一份情况说明，将材料审查、搜集的过程以及结合常识、证据分析的自由心证过程形成书面材料一并附卷存档。公证员在减轻申请人证明负担的同时，积极履行核实义务，深入走访，通过向利害关系人求证、搜集原始档案、证人证言等方式排除合理怀疑，自证证明较为充分。 四、不同案件的自证重点 1.对于确实难以提供证明材料的案件 在办证过程中，公证机构及公证员应当穷尽手段进行核实，在确实无法核实或当事人提供材料确有困难的情况下，公证员可以在充分告知及确认、当事人自行发表承诺等方式的基础上，结合法律逻辑推理、日常生活经验等形成自由心证，综合判断是否达到民事证据“高度盖然性”的标准。因公证词具备一定的格式要求，笔者建议公证员养成记录办证思路及分析过程的习惯，一来可以对案件整体进行宏观回溯，便于案件推进；二来可为案件复查提供较为客观的公证员办证思路，通过留存的材料可判断证据是否充分、办证程序是否合规无误，作为衡量公证机构及公证员是否需承担过错责任的重要依据。 2.对于保全证据、现场监督等案件 此类案件中，公证员是客观证明申请人实施某种行为的见证人，自证的重点在于公证人员是否真实到达现场、是否对申请人使用的设备是否进行清洁性检查、现场过程是否符合既定的规则以及程序。公证人员可对关键环节、现场人员进行部分拍照录像或全程录像，以便于今后客观还原当时的场景。 3.对于赋予强制执行效力的债权文书、出具执行证书、提存公证等案件 公证人员在办理此类案件时应注意告知、通知义务。如在赋强公证办理过程中，公证员除了要确认债务人有同意赋予强制执行的承诺之外，其确认的债务履行联系方式及相关法律后果的告知也是核实债务履行情况的重要方面。在提存公证中，公证员需要事前监督确实存在无法联系债权人或债权人无正当理由明确表示拒绝受领的情形，在受理提存公证后，在提存范围内债务即告清偿， 7个工作日内公证机构应当及时通知提存受领人提存的事实以及领取提存物的方法及要求。针对上述情况，为证明公证员已履行告知或通知义务，应在询问笔录中详细记载相关的法律规定及法律后果并由申请人签名确认，办理邮寄送达、微信、短信或电话录音保全并出具公证书。 4.对于投诉复查的案件 除了查阅公证纸质档案以及数据光盘，还可通过提供情况说明或接受调查询问自证。公证案卷虽然能还原办证的主要过程，但涉及办证的某些细节或者对于一些较为复杂的案件，还需要其他形式的说明和自证。部门及行业协会有关处理投诉、复查的规定中也要求被投诉人、被复查人针对当事人的诉求进行书面情况说明。情况说明的作用是通过留存的资料和有关法律规定，归纳证明公证员在执业过程中已经作为或未曾作为的情况，回应当事人的诉求，为处理该事务的工作人员提供参考。在大部分复查投诉案件中，当事人提出的质疑点大多侧重于程序问题，公证员做情况说明时，应解释办证流程及其原因，梳理办证的全过程。公证员通过提供情况说明的自证，为处理该复查的部门工作人员提供可信可靠的材料。 在接待投诉复查当事人的过程中，工作人员态度尽量中肯，用语礼貌，遇到情绪激动的当事人需尽量安抚。工作人员认真专注地倾听当事人的投诉复查诉求并做好记录和解释工作。接待过程尽量进行录音录像，录像资料做好存档。 公证机构向社会提供法律服务，与当事人之间属于民事法律关系。对于当事人的投诉复查诉求，根据“谁主张谁举证”的原则告知和引导当事人提供证明材料。当事人如对公证档案中签名、印鉴等有质疑，可以共同委托专业鉴定机构进行司法鉴定。工作人员主动调查、通知当事人的过程也应做好记录和存证。总而言之，处理投诉复查的过程同样需要自证合法合规。 五、结语 自证责任是公证机构、公证员在执业过程中必须承担的法律责任和社会责任。自证是充分回应利害关系人复查、投诉的主要证据形式，是处理投诉、复查的重要环节，更是公证机构、公证员维护自身权益的重要方式，其结果为投诉、复查结论提供依据支撑。为避免自证不充分或自证不能的情况发生，公证员在日常工作中应严把公证质量关，遵守公证程序，形成自证责任意识，对关键过程、关键资料进行留痕存档，对审查过程中自由心证的过程进行记录，注重工作细节，为日后的自证提供支持和依据。  本文发表在《中国公证》2023年第3期（总第247期），未经同意，不得转载。

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