关于办理海外远程视频公证的指导意见（试行）

协会规则

关于办理海外远程视频公证的指导意见（试行）

2020年7月7日深圳市公证协会第四届理事会通讯表决通过）   第一条 为贯彻落实《中共司法部党组关于加强公证行业党的领导 优化公证法律服务的意见》（司党〔2020〕1号）的相关要求，规范我市海外远程视频公证服务，进一步解决新冠肺炎疫情期间海外当事人的办证需求，根据《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国电子签名法》《公证程序规则》和其他有关法律、行政法规规定，制定本指导意见。 第二条 本指导意见所涉及的海外远程视频公证，指通过公证机构在线平台申请，应用电子签名等信息技术全程在线办理、辅助视频交流核实的公证事项。 具备条件的公证机构可以与海外公证人事务所、律师事务所等组织签署合作协议，委托其协助办理海外远程视频公证事项。海外合作机构另行收取费用的，由申请人和协助方协商确定。 第三条 公证机构可以办理以下海外远程视频公证事项： （一）不涉及处分财产的委托； （二）夫妻之间或父母与子女、兄弟姐妹等近亲属之间处分财产的委托（可以征询申请人的意见，是否授予受托人转委托权）； （三）不涉及转移、放弃权利的声明； （四）不涉及处分财产、转移或放弃权利等文书上的签名； （五）其他适合海外远程视频办理的公证事项。 第四条 办理海外远程视频公证，申请人应当提交下列材料： （一）自然人的身份证明、出入境记录，法人或其他组织的资格证明及其法定代表人或负责人的身份证明、出入境记录； （二）海外远程视频公证所需的证明材料与线下办理该项公证所需资料相同，主要包括：住所地证明、婚姻状况证明、亲属关系证明、财产权利凭证等； （三）公证机构在审查过程中认为应当提交的其他证明材料。 办理涉及处分财产的海外远程视频公证，公证员应当询问当事人是否存在因违法犯罪而不得处分财产的情形，并可以要求当事人提供有关证明材料或书面承诺。 第五条 办理海外远程视频公证，申请人应当通过公证机构在线平台，进行身份验证、人脸核实、电子签名等，并接受公证机构询问，在线签署法律文书及公证申请表、谈话笔录、受理通知单等公证资料。 申请人要求公证证明手工签署文件的，应将在公证员远程视频监督下签署的委托书、声明书等文本原件直接邮寄给承办公证员。 第六条 公证机构应当根据具体的公证事项分别审查下列内容： （一）申请人的身份是否真实； （二）申请人的意思表示是否真实； （三）申办的公证事项是否真实、合法； （四）提交的证明材料是否真实、合法。 申请人提供手工签署的委托书、声明书等纸质文件的，应根据电子数据核对纸质文书内容。 第七条 公证员办理海外远程视频公证，应当亲自对申请人进行视频询问，重点询问申请人的身份、意思表示、出入境等情况；当事人应当向承办公证员如实说明申请公证的事项及有关情况。 第八条 公证机构可根据当事人的申请出具纸质公证书或电子公证书，也可同时出具纸质公证书和电子公证书。 第九条 承办公证员应制作公证卷宗，将公证书、公证申请表、询问笔录、受理通知单、缴费凭证等从在线平台打印后归档。 第十条 本指导意见由深圳市公证协会负责解释。 第十一条 本指导意见自发布之日起试行。     附件： 起草说明 一、背景情况 受全球疫情影响，人员跨境流动受阻，在海外当事人的公证需求无法得到妥善满足。2020年3月25日，司法部党组出台《关于加强公证行业党的领导优化公证法律服务的意见》（司党〔2020〕1号），对公证机构提出海外视频公证服务能力建设要求。在此背景下，在司法部党组出台意见前后，协会积极与中国公证协会、广东省公证协会联系沟通。中公协已将此项目纳入年度工作计划，但意见能否出台及出台时间不可知，省公证协会则明确表示由我会先行探索出台相关工作指引。 为管控公证风险，规范公证执业，我会在与江苏省公证协会、四川律政公证处等单位联系沟通基础上，借鉴其已出台规范性文件和做法，结合深圳公证实际情况，组织有关人员起草了本指导意见。 二、适用范围 本指导意见意在贯彻落实2020年司法部党组1号文指示精神，满足海外当事人在疫情期间的办证需求，规范我市公证机构执业行为，防范、管控公证执业风险。基于此，本指导意见所适用的范围仅为海外远程视频公证事项，即在海外的中国公民（与深圳有公证申请连接点）向深圳的公证机构申请办理的公证事项。至于“海外”的概念本身，鉴于司法部党组通知中的相关规定，本指导意见继续沿用，不再做进一步的地域概念外延确定。 三、主要内容 1、法律依据 海外远程视频公证在依据《公证法》、《公证程序规则》等公证法律基础上，主要依据《电子签名法》。根据目前公证法律规定，直接办证原则为国内公证的基础性原则，意味着国内公证事项需公证员亲见当事人。海外视频公证打破了传统地域界限，通过现代化信息技术，实现远距离“亲见”，由传统的“面对面”到现在的“端到端”，这种模式的改变，需要法律依据做背书加持，否则，公证执业的法律风险极大。我国《电子签名法》则为此提供了法律支撑。该法第3条第二款规定，当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。 2、系统保障 无论江苏省公证协会意见还是四川律政公证处做法，在开展海外视频公证时，无一例外的都依托于公证机构的在线平台，该平台集合了实名认证、人脸核实、电子签名（CA）、数字证书、时间戳等远程签署所需要素，满足电子签名法要求，为远程办理公证提供技术保障。 考虑到并非每个公证处都具备在线平台，曾规定不具备系统保障条件的公证处可以通过远程视频核实原委托而办理转委托公证。但，在初步意见征询中，大家认为会改变目前我市委托公证现状，原委托未公证的情况下办理转委托公证，登记部门是否认可也未知。故此，删除了相关规定。 要求具备包含电子签名在内的在线平台，是为公证机构、公证员提供最低限度的法律风险管控保障。 3、办证模式 指导意见设定的基本办证模式是，线上公证+线下公证两结合模式，利用在线平台，满足远程公证的最低法律要求，利用视频交互、远程见证签署、邮寄回传所签署文书原件等方式，进一步采集、固化事实。 4、公证事项 公证机构可以远程视频办理的公证事项主要为：（1）不涉及处分财产的委托；（2）夫妻之间或父母与子女、兄弟姐妹等近亲属之间处分财产的委托（可以征询申请人的意见，是否授予受托人转委托权）；（3）不涉及转移、放弃权利的声明；（4）不涉及处分财产、转移或放弃权利等文书上的签名；（5）其他适合海外远程视频办理的公证事项。 涉及财产处分的委托限于近亲属之间。涉及财产处分的公证事项，在财产价格波动较大情况下，公证执业风险更大，参照江苏省做法，对远程委托公证的受托人范围进行了适度限制。同时，考虑到当事人委托担保公司赎楼等手续，可以提示当事人授予近亲属转委托权，由其近亲属在公证机构现场办理转委托。受托人到场办理转委托的过程，同时，也是公证机构对原委托进行进一步核实确认（原委托人的证件原件核实等）和风险管控（转委托人的事实行为担保、佐证等）的过程。 5、特别风险 公证机构应当注意审查当事人出入境情况以及询问了解有无违法犯罪记录，防范公证执业的政治风险，并可要求当事人提供无犯罪记录证明、自我承诺等。 四、附件证词 协会在参考同行做法的基础上，根据深圳公证工作实际，以委托公证为例，提供海外远程视频公证证词参考格式，作为协会指导意见的附件。       参考格式一（适用于纸质公证书）：     公证书 （）**字第**号       申请人：******（基本情况）     公证事项：委托     茲证明@@@于****年**月**日，通过本处在线公证平台申请办理委托公证，并在本公证员远程视频监督下，在前面的《委托书》上签名、捺指印，并表示知悉委托的法律意义和法律后果。     @@@的委托行为符合《中华人民共和国民法总则》第一百四十三条的规定。   中华人民共和国广东省深圳市**公证处 公证员 ****年**月**日 参考格式二（适用于电子公证书）：     公证书 （）**字第**号       申请人：******（基本情况）     公证事项：委托     茲证明@@@于****年**月**日，通过本处在线公证平台申请办理委托公证，本公证员对申请人进行了远程视频询问和告知。申请人向本公证员确认其通过本处在线公证平台系统通过电子签名方式签署了前面的《委托书》，并表示知悉委托的法律意义和法律后果。   @@@的委托行为符合《中华人民共和国民法总则》第一百四十三条的规定，其电子签名符合《中华人民共和国电子签名法》第十三条规定。   中华人民共和国广东省深圳市**公证处 公证员 ****年**月**日         参考格式三（适用于海外协助、纸质公证书）：     公证书 （）**字第**号       申请人：******（基本情况）     公证事项：委托     茲证明@@@于****年**月**日，通过本处在线公证平台申请办理委托公证，在本处海外联络员***的协助、见证下，在本公证员远程视频监督下，在前面的《委托书》上签名、捺指印，并表示知悉委托的法律意义和法律后果。     @@@的委托行为符合《中华人民共和国民法总则》第一百四十三条的规定。   中华人民共和国广东省深圳市**公证处 公证员            ****年**月**日

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