<p style="text-indent:43px"><span style="font-size: 18px;"><span style="font-family: 宋体;">某公司向公证处申请对其在</span>B<span style="font-family: 宋体;">公司一款已投入使用机器的现状进行证据保全，公证处受理后到现场通过拍摄、录像的方式固定证据，同时对当事人提供的该机器的说明书、安装图、购买合同进行了复印，询问了相关人员制作笔录并签字。上述询问笔录与相关材料，能否在公证词中加以表述并附入公证书中？关于这个问题，部分公证员认为这是证据保全过程中的一部分，应该在公证词中表述并将相关材料附入公证书，这样公证书的内容才会更加完整、具体。而另外一部分公证员则持反对意见，理由是在证据保全公证中，公证员是作为中立第三方记录要保全的现状，而笔录和机器的相关材料并非现状，将其加入公证词中会影响整个公证书的客观性，甚至会导致公证书存在瑕疵或被不予采信。对此，笔者认为可以从以下几个方面深入探讨，做到具体问题具体分析。</span></span></p> <p style="text-indent:43px"><span style="font-size: 18px;"><span style="font-family: 宋体;"><br></span></span></p> <p><span style="font-size: 20px;"><strong><span style="font-family: 宋体;">一、公证处能否在证据保全过程中加入调查取证的结果</span></strong></span></p> <p style="text-indent:43px"><span style="font-family: 宋体; font-size: 18px;">从保全证据的法律定义可以看出，保全证据公证是指公证机构根据自然人、法人或其他组织的申请，依法对与申请人有关的，以及有可能灭失或者以后难以取得的证据、行为过程加以提取、收存、固定、描述、监督的活动。公证员在证据保全的过程中始终保持中立，客观性是证据保全最重要的原则，公证员的公证词应尽量不要对保全的事实或行为做主观性评述。在整个证据保全过程中，如果调查发现新的事实，该怎么处理呢？笔者认为，如果该事实处于一种客观存在状态或正在发生的行为，公证员作为客观记录者，只是在描述或提取客观事实，那定然没问题；如果该新的事实需主观描述或属于过去发生的行为，则尽量不要在公证词中表述，否则会把不确定的因素带入客观的事实中。如本文所述案例，机器已经投入使用了，即使有购买合同佐证该产品的购买时间，仍不能确定为保全证据公证时的客观存在，公证员的角色是客观记录要保全的现状，若在公证词中加入机器的购买时间则会影响整个公证书的客观性。</span></p> <p style="text-indent:43px"><span style="font-size:21px">&nbsp;</span></p> <p><span style="font-size: 20px;"><strong><span style="font-family: 宋体;">二、在证据保全中取得的书证物证该如何表述</span></strong></span></p> <p style="text-indent:43px"><span style="font-size: 18px;"><span style="font-family: 宋体;">对证据保全过程中获得的书证、物证，公证词应作何表述，这既包含着客观因素，也包含着技术因素。对存在的书证、物证要客观描述，说明该书证、物证的存在状态，公证员尽量避免加入自己主观判断。如果在公证词中加入“对该产品的说明书、安装图进行复印”的表述，在该机器已投入使用的情况下，公证员如何得知说明书及安装图就是该机器的？这很明显表现出公证员主观倾向性的判断，并将主观性的判断写入公证词中，很容易让利益相关人认为公证员有所偏倚。若真要将其表述进公证词中，笔者认为，可将加入说明书、安装图上机器型号的内容表述为“对型号为</span>XX<span style="font-family: 宋体;">的机器的说明书、安装图进行复印”，以体现公证词的客观中立性。笔者看过这样的公证词表述，“去到</span>XX<span style="font-family: 宋体;">公司的营业部，购买了</span>XX<span style="font-family: 宋体;">牌子的饮料”，公证词看上去没有问题，但细想，如果</span>XX<span style="font-family: 宋体;">公司有多个营业部，则不够严谨。再者，如果</span>XX<span style="font-family: 宋体;">牌子有多种规格，那最好把容量和外观均进行客观描述，如</span>"XX<span style="font-family: 宋体;">牌子的</span>500<span style="font-family: 宋体;">毫升装易拉罐饮料”，然后再附上该饮料的外观照片。这样既能保证客观性，也能准确地描述物件的客观状态。由此可见，公证员在整个证据保全的过程中要正确定位自己的角色，保持高度的中立性，做到虽“人在现场而置身事外”，客观地记录保全证据时的现场状况，不负有协助申请人获取有利证据的义务。但应注意，置身事外并不代表公证员成为照搬现场的“照相机”。为了避免当事人弄虚作假、舞弊或者有所指引性的行为，公证员应当根据现场的实际情况决定是否应当立即主动阻止，运用主观能动性及专业性进行监督、把控，保证公证的客观、中立、真实。</span></span></p> <p style="text-indent:43px"><span style="font-size: 18px;"><span style="font-family: 宋体;"><br></span></span></p> <p><span style="font-size: 20px;"><strong><span style="font-family: 宋体;">三、证据保全的公证词能否加入相关的询问笔录</span></strong></span></p> <p style="text-indent:43px"><span style="font-family: 宋体; font-size: 18px;">这涉及一事问题。所谓一事是在整个证据保全过程中所有取得的材料是否有连贯性和关联性。公证员需要审查相关材料是否在整个证据保全过程中必须取得的而且是连续取得的。笔者认为，案例中的询问笔录应区分不同情况对待，如果笔录是该证据保全中不可或缺的部分，可以在公证词中加以表述；如果非必要，则可以对非必要的相关材料单独办理保全证据公证。这样既可以避免一些非必要的证明事项影响整个保全证据的客观中立性，又可以避免让公众误解公证员有所偏颇。</span></p> <p style="text-indent:43px"><span style="font-family: 宋体; font-size: 18px;">在保全证据公证中，保全的事实的真实性是不容置疑的，但真实性公众无从得知，展示在公众视野的是公证词，因此公证词尤为重要。公证词如果欠缺斟酌、表述不当，难免会让公众有所误解，公证的客观中立和“铁证”的公信力就会有所削弱，甚至会令公证书存在瑕疵。</span></p> <p style="text-indent:43px"><span style="font-family: 宋体; font-size: 18px;">随着时代的发展及人们法律意识的增强，保全证据公证已经成为新的公证增长业务，除了纯粹的固定和保存证据外，更多地被用于商业和诉讼用途，也成为保护知识产权领域使用率最高的公证工具之一。因此，公证员要提升专业水平，正确处理在办理保全证据公证过程中获取的调查结果、书证、物证等材料，确保公证书的证据效力。</span></p> <p><span style="font-size:21px">&nbsp;</span></p> <p><br></p>